Is het voor schoolbesturen interessanter om het groot onderhoud aan een schoolgebouw te clusteren en projectmatig aan te pakken? Als het aan Mariska Smit van ISOB en Fer Gerritzen van OCS ligt wel. Zij willen graag voorbij het oplappen en zien kansen om met deze aanpak scholen efficiënter te onderhouden.

De ISOB is een stichting voor openbaar basisonderwijs in vijf gemeenten in Noord- en Midden Kennemerland en omvat 19 scholen met ongeveer 2800 leerlingen. OCS is al een aantal jaren vaste partner van ISOB als het gaat om het onderhoud van zo’n 15 gebouwen.

“We hebben een relatief oud scholenbestand”, vertelt Mariska van de ISOB. “Dat maakt dat wij goed naar het budget moeten kijken. Dus ook naar de uitgaven voor het onderhoud aan onze gebouwen. We hebben OCS gevraagd om met een andere oplossing te komen voor het jaarlijks groot onderhoud wat we nu uitvoeren. Dat heeft geresulteerd in een projectmatige aanpak.”

Projectmatig Onderhoudsplan

“De kern is dat we verder gaan dan ieder jaar groot onderhoud uitvoeren op basis van conditiemetingen. We gaan nu om de 10 jaar groot onderhoud uitvoeren waarin al het groot onderhoud uit die betreffende periode bij elkaar komt en de school grotendeels aangepakt wordt. Dat wordt door OCS verwerkt in een projectmatig onderhoudsplan (PJOP).”

Win-win

Fer: “Uit het MJOP volgt een jaarlijkse reservering voor het groot onderhoud. Samen met een jaarlijks te reserveren bedrag voor klein onderhoud (exploitatie), kom je op een totaalbedrag uit voor klein en groot onderhoud op jaarbasis. Bij een projectmatige aanpak wordt een deel van het groot onderhoud naar de exploitatie overgeheveld. De exploitatiekosten worden per jaar dan iets hoger. Maar de voorziening voor het groot onderhoud wordt op jaarbasis lager. De winst zit ‘m in de eerste plaats in het verminderen van frictiekosten. Veelvuldige conditiemetingen leiden tot steeds weer nieuwe planningsinzichten met betrekking tot het groot onderhoud. Bij een projectmatige aanpak zijn die wisselende inzichten minder van invloed op de hoogte van de voorziening groot onderhoud.”

“Andere winst is dat ik me in plaats van op 19 scholen per jaar misschien maar op één of twee scholen per jaar hoef te focussen”, vult Mariska aan. “Dat komt omdat we de werkzaamheden voor groot onderhoud in één jaar plannen. Zo kan ik veel beter de aandacht per school verdelen.”

Verder kijken dan levensduur

“We kijken daarbij verder dan alleen naar de technische levensduur. Wanneer technisch iets is afgeschreven, is dat relevant om te weten. Maar in de praktijk moet je dan gaan clusteren en schuiven om werkzaamheden op elkaar af te stemmen en beter te verwerken in de planning. Samen met OCS schatten we in of onderhoud wat langer kan blijven liggen, of dat het verstandig is om bepaalde werkzaamheden juist naar voren te halen. Vanuit de planning weten we nu dat we over een aantal jaar een grote renovatie kunnen verwachten voor een bepaald schoolgebouw. Daar kunnen we dus nu al over gaan nadenken en plannen maken met een architect, adviseur of aannemer. Kijk, het is natuurlijk niet nieuw, maar je moet het wel structureel doen. Als we dit nog verder doorvoeren, dan kunnen we grotere renovatieprojecten ook gebruiken om onze scholen stap voor stap te verduurzamen of om onderwijsvernieuwing door te voeren.”

Onderlegger

“Door het groot onderhoud projectmatig aan te pakken, maak je het voor het schoolbestuur inzichtelijker”, zegt Fer. “Je kunt die inzichten gebruiken als onderlegger bij gesprekken over integrale huisvestingsplannen (IHP) met de gemeente en andere schoolbesturen. Gemeenten werken namelijk zelf ook graag op deze manier. Een aantal van de gebouwen van de ISOB is al 40 jaar of ouder. Met de gemeente kan overlegd worden over de aanvraag voor groot onderhoud na 40, 50 of 60 jaar. Bijvoorbeeld in de vorm van vervangende nieuwbouw of renovatie.”

Mariska: “Door de projectmatige aanpak is het mogelijk om een gesprek te voeren over aanvullend verduurzamen of het aanbrengen van onderwijskundige verbeteringen. De gemeente kan daar dan vanuit het IHP aan bijdragen, omdat we als stichting zelf al flink investeren in de renovatie. Bovendien is het handiger om dit soort zaken tegelijk aan te pakken.”

“En zo is het projectmatig organiseren van groot onderhoud op de lange termijn een stuk efficiënter en kost het voor het schoolbestuur minder geld en tijd”, zegt Fer tot slot. “Dat leidt uiteindelijk tot een betere besteding van het beschikbare budget. En dat is natuurlijk voor ieder schoolbestuur interessant.”